Bedrijfsvoering

Informatiemanagement en privacy

In het kader van informatiebeveiliging kan gesteld worden dat de vooral de technische IT-beveiliging voor een groot deel op orde is. Op het gebied van bedrijfscontinuïteit en beveiligingsbewustzijn (zowel fysiek als digitaal) moeten nog een flink aantal stappen gezet worden.
Op het gebied van privacy stond er veel op de agenda. In de basis voert de gemeente een goed privacy beleid. Op een aantal gebieden (processen) moest nog (beter) aantoonbaar gemaakt worden dat deze voldoen aan de geldende wetgeving. Hiervoor is richting het eind van het jaar een versnelde actie op gevoerd. De werkzaamheden zijn nog niet afgerond en zullen doorlopen in het volgende jaar.

In de jaarrapportages Informatiebeveiliging en Privacy treft u meer gedetailleerde informatie aan over informatiebeveiliging en privacy.

Procesmanagement en Voorbereiding op NIS2
Wij hebben verdere stappen gezet in het versterken van het procesmanagement binnen onze organisatie. Hoewel het borgen van procesmanagement per proces verschilt, blijft het voor meerdere processen een uitdaging om binnen de huidige formatie structurele verbeteringen door te voeren. Dit beperkt onze mogelijkheden om processen continu te optimaliseren en tijdig aan te passen aan nieuwe wet- en regelgeving.
Met het oog op de aankomende wettelijke verplichtingen rondom informatieveiligheid, met name de implementatie van de NIS2-richtlijn, hebben wij een belangrijke stap gezet. Via een aanbesteding is een externe partij geselecteerd, die ons ondersteunt bij het inzichtelijk maken van de benodigde vervolgstappen om volledig te voldoen aan de nieuwe eisen op het gebied van cyberveiligheid.
In de tweede helft van 2025 heeft een formele aftrap plaatsgevonden. In dit kader is relevante documentatie opgevraagd en zijn interviews met betrokken medewerkers ingepland. Deze activiteiten vormen de basis voor een grondige analyse van onze huidige situatie ten opzichte van de NIS2-richtlijn.
Wij verwachten in het eerste kwartaal van 2026 de resultaten van dit traject te ontvangen. Deze uitkomsten zullen richting geven aan de verdere stappen die noodzakelijk zijn om onze organisatie volledig voor te bereiden op de aangescherpte wettelijke verplichtingen en een toekomstbestendige informatiebeveiliging te realiseren.

Lokaal, duurzaam, sociaal en circulair inkopen
Het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) is ongewijzigd verlengd tot 1 januari 2031.
Zo hebben wij schoon en emissieloos bouwen meegenomen bij een aantal projecten waaronder de uitvoering van het herinrichtingsproject George Gershwin, de raamovereenkomst calamiteiten riolering en bij de raamovereenkomst verkeersregelinstallaties. Bij deze voorbeelden zijn lokale / regionale aannemers gecontracteerd.
Op het gebied van circulair inkopen hebben wij onder meer bij onze verkeersborden als eis gesteld dat deze voor 50% bestaan uit refurbished borden en voor 50% uit gerecycled materiaal. Ook bereiden we nu een aanbesteding voor ons kantoormeubilair en voor onze boa-kleding voor. Hierbij speelt circulariteit een grote rol.
Voor wat betreft SROI (Social Return On Investment) hebben we bij elke aanbesteding boven de Europese drempel gekeken of het meenemen van een SROI-verplichting realistisch en proportioneel is. Op dit moment zijn er vanuit gemeente Zaanstad 216 lopende opdrachten met een SROI-verplichting. De samenwerkingen, zowel intern als extern, zijn geïntensiveerd. Intern hebben we het kennisniveau van de organisatie verhoogd door middel van het geven van SROI-presentaties (onder meer voor contractmanagement, wijkmanagement en diverse collega’s van andere afdelingen). Extern hebben we de samenwerking breder opgepakt met diverse lokale, sociale organisaties (onder meer de Zaanse Uitdaging, JINC (Jongeren INCorporated) en Voorwerk). Daarbij hebben we de ondersteuning voor opdrachtnemers van Zaanstad naar een hoger niveau getild. Onder andere met de verkenning naar sociale inkopen met impact op de Zaanse gemeenschap.
Tot slot zijn er in 2025 in totaal 55 arbeidsplaatsen gerealiseerd dankzij de inzet van de opdrachtnemers voor hun SROI-verplichting; hiervan komen er 16 vanuit de Zaanstreek. Dit is een stijging ten opzichte van 2024, waarin er totaal 31 plaatsen (richting betaalde arbeid) gerealiseerd zijn in het kader van de SROI-invulling.

Belangrijke realisaties in 2025

• Bewustwording en draagvlak: Binnen de organisatie zijn diverse interne sessies en trainingen georganiseerd om MVOI-principes te verankeren in het inkoopproces. Zo organiseerden we in oktober samen met de Green Business Club Zaanstad (GBCZ) een marktbijeenkomst over Schoon en Emissieloos Bouwen en het Zaanse inkoop event voor lokale ondernemers. Verder hebben we een regionaal overleg opgestart mbt Schoon en Emissieloos Bouwen binnen de MRA-regio voor eenduidige uitvraag richting markt.
  Voor SROI zijn er op 6-wekelijkse basis (digitale) bijeenkomsten gegeven over de processen en invullingsmogelijkheden vanuit de organisatie. Dit voor zowel externen als internen.
• Procesmonitoring: In februari 2026 wordt de inkoopdoelstellingenrapportage 2025 uitgebracht, waarin ook wordt gerapporteerd op de thema’s duurzaamheid en SROI.

Alle gegunde aanbestedingen zijn geanalyseerd op de toepassing van de MVI ‑ thema’s(Maatschappelijk Verantwoord Inkopen) Klimaat, Circulair en Milieu. Omdat één aanbesteding meerdere thema’s kan bevatten, is geteld per thema-toepassing. In totaal zijn 60 toepassingen geregistreerd: Klimaat 27 (45%), Circulair 24 (40%) en Milieu 9 (15%). Deze aantallen zijn gebaseerd op de huidige registratie en kunnen bij updates nog licht wijzigen.

• Rekenkameronderzoek en DPIA: De aanbevelingen vanuit de rekenkamer, met betrekking tot SROI, zijn volledig geïmplementeerd in de monitoring, waardoor de uitvoering beter meetbaar en transparant is geworden. Tevens is er in 2025 een DPIA opgesteld voor het registratiesysteem Wizzr; voor de monitoring van de SROI-verplichtingen.

Afwijkingen ten opzichte van begroting

• Pilots in de GWW-sector: pas in het komende jaar doet Zaanstad mee aan een pilot om aan de hand van een dashboard inzicht te krijgen in de CO2/circulariteit in een project en dit verder te optimaliseren.

Werving en selectie
Employer Branding en Arbeidsmarktcommunicatie
De employer branding-campagne “Werken met karakter”, die eind 2024 van start ging, is verder uitgerold. Deze campagne heeft onze zichtbaarheid vergroot en kandidaten beter laten aansluiten bij onze organisatiecultuur. Het zorgde voor meer online bereik, interactie én een duidelijke stijging in het aantal reacties op vacatures.

Competentiegericht en gestructureerd werven
Daarnaast hebben we het wervingsproces verder geprofessionaliseerd door meer aandacht te geven aan het gestructureerd en competentiegericht werven. Met steun van de VNG zijn er tools ontwikkeld die het selectieproces ondersteunen, waaronder een competentiehandboek en praktische tips voor gestructureerde interviews. In vacatureteksten wordt steeds meer inclusieve taal gebruikt en zijn competenties helder uitgewerkt. Recruiters en leidinggevenden zijn getraind om deze methodiek toe te passen, waardoor vooroordelen in gesprekken worden verminderd en een eerlijker proces ontstaat.

Nieuw recruitmentsysteem en werkenbij-website
Ook op het gebied van technologie hebben we vooruitgang geboekt. Het nieuwe recruitmentsysteem is succesvol geïmplementeerd en zorgt voor efficiëntere werkprocessen en een zorgvuldige verwerking van privacygevoelige gegevens. Tegelijkertijd is de werkenbij-website vernieuwd, in lijn met zaanstad.nl.

Binden en boeien
Jonge ambtenarentraject
Het eerste jonge ambtenarentraject is afgerond, waarbij 12 jonge ambtenaren een persoonlijk ontwikkeltraject hebben doorlopen. Daarnaast heeft een aanbesteding plaatsgevonden waarbij we een nieuwe aanbieder hebben gecontracteerd voor volgende edities van het jonge ambtenaren traject. Het tweede jonge ambtenarentraject is gestart in november 2025.

Loopbaanloket
Om te voldoen aan de behoefte die leeft bij medewerkers om zich te kunnen ontwikkelen binnen de organisatie, hebben we een loopbaanloket opgericht per juni 2025. Onze loopbaancoach heeft het afgelopen half jaar al 40 medewerkers begeleid in hun ontwikkeling/loopbaan.

Het goede gesprek
Er is een start gemaakt met de optimalisatie van het goede gesprek waarbij meer nadruk ligt op doelstelling en de vitaliteit van medewerkers. Hier wordt in 2026 verder opvolging aan gegeven.

Vitale werknemers
Het afgelopen jaar hebben we wederom meer ingezet op preventie. We hebben een bedrijfsmaatschappelijk werker die intern 1 dag per week aanwezig is. Ook hebben afdelingen vitaliteitsplannen gemaakt en hebben we diverse trainingen aangeboden. Ook is het aanbod op het gebied van vitaliteit (de providerboog) uitgebreid met bijvoorbeeld snellere psychologische zorg.

Leren in het werk
Sinds de livegang van de Zaanstad Academie in mei 2024, zijn er ruim 500 trainingen/workshops/ bijeenkomsten georganiseerd (inclusief summerschool). Hiervoor is ruim 5.400 keer ingeschreven. Dat betekent dat veel collega’s zichzelf de tijd en ruimte geven om (verder) te leren en ontwikkelen. Daarnaast worden er diverse opleidingen aangeboden en gevolgd door collega’s (zowel functie- als loopbaangericht) van het centrale opleidingsbudget.

Ook was er weer een succesvolle summerschool, het opleidingsprogramma voor en door collega’s tijdens de zomer.

Reflectie vergroten
Om leren in het werk te stimuleren, is ingezet op het bewust organiseren van reflectie in het werk. Opdrachtgevers zijn uitgenodigd reflectie en leren bewust onderdeel te laten zijn van de opdrachten, waarop ze sturen.

Daarnaast hebben  ruim 30 collega’s de leergang Reflexor doorlopen. Deze leergang leert mensen hoe ze bewust kunt reflecteren op zichzelf in het werk en hoe ze dat voor anderen kunnen doen. Hiermee versterken we het lerend vermogen in de praktijk.

Arbeidsomstandigheden
Omgaan met agressie en ongewenst gedrag door inwoners
Begin 2025 zijn wij live gegaan met het Gemeentelijk Incidenten Registratiesysteem (GIR). Het GIR is een registratiesysteem dat door gemeenten wordt gebruikt om incidenten van agressie en geweld tegen medewerkers vast te leggen en ondersteunt opvolging, beleid en eventuele maatregelen.

Afdelingen met publieke contacten zijn voorgelicht over de werking van het systeem. Daarnaast hebben ruim 300 collega’s met publieke contacten een training gevolgd in omgaan met ongewenst gedrag en agressie. De training en herhaaltrainingen gaan wij standaard vastleggen in het leeraanbod.

Risico Inventarisaties & Evaluaties
De RI&E’s van diverse werklocaties worden actief bijgehouden en halfjaarlijks getoetst. Daarnaast is de RI&E van Havens & Vaarwegen vastgesteld. Naar aanleiding hiervan is een verdiepend onderzoek geweest naar de uitstoot van schadelijke Diesel Motor Emissie (DME). De uitkomst heeft geresulteerd in een actieplan om de schadelijke uitstoot weg te nemen.

ADM beleid
Er is een Alcohol Drugs & Medicijnenbeleid opgesteld. Het beleid baseert zich op 4 pijlers:

• Preventie 

• Hulp voor medewerkers 

• Leidraad voor leidinggevenden en naaste collega’s

• Hoe gaan we om met alcohol op evenementen van Zaanstad 

In 2026 gaan wij verder met de implementatie van het beleid.

Ergocoach
Alle preventiemedewerkers zijn opgeleid tot ergocoach. Een ergocoach is een collega uit het team, speciaal getraind om fysieke belasting te signaleren en bespreekbaar te maken. Met een praktische, toegankelijke aanpak helpt de ergocoach bij het vinden van oplossingen die aansluiten bij de dagelijkse praktijk. Denk aan kleine aanpassingen in houding of werkproces, tot het bespreekbaar maken van overbelasting en het stimuleren van gezond gedrag.

Inhuur
Richtlijn externe Inhuur
Vast werk laten we zoveel als mogelijk door vaste medewerkers doen. Waar dit niet lukt kan er (tijdelijk) worden ingehuurd. We blijven actief gebruik maken van de “Richtlijn externe inhuur”, deze is op- en vastgesteld als kader voor de externe inhuur bij Zaanstad. Deze richtlijn draagt zorg voor het op juiste wijze inzetten van externe inhuur bij Zaanstad en wordt toegepast op alle nieuwe inhuur bij Zaanstad en is toegepast op het werkend bestand inhuur middels een Vlootschouw in 2025. Al onze inhuur voldoet daarmee aan de afspraken in de “Richtlijn externe inhuur”.

Nieuw inhuurmodel
Ons nieuwe inhuurmodel is aanbesteed, vanaf 1 juli 2025 hebben we onze MSP (Managed Service Provider) gecontracteerd. Deze partij, Yacht Inhouse Services BV (YIS) is fysiek aanwezig op de locaties van Gemeente Zaanstad. De overeenkomst met YIS heeft de volgende doelstellingen:

• Alle inhuur is compliant met wet- en regelgeving en beleid (-doelstellingen) van gemeente Zaanstad
• Ondersteuning inhurende managers bij het inhuurproces
• Maximale flexibiliteit in het inhuurproces en de marktbenadering
• Hogere leveringszekerheid
• Besparing op de inhuurkosten
• Grip en inzicht in de inhuurpopulatie

Vanaf 1 oktober 2025 is YIS operationeel: alle nieuw inhuuraanvragen lopen via YIS en lopende inhuurcontracten zijn overgenomen.

Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties)
Door de samenwerking met YIS worden ook de juiste keuzes gemaakt ten aanzien van de Wet DBA. Nieuwe inzetten van ZZP’ers worden door YIS conform wetgeving beheert. YIS maakt daarbij gebruik van 5 heldere beheersmaatregelen bij de inzet van een ZZP’er: overeenkomst, opdrachtomschrijving, omgeving, ondernemerschap en omvang.

Diversiteit en inclusie
Alle nieuwe medewerkers zijn met 14 workshops getraind in sociale veiligheid, inclusief gedrag en voor elkaar opkomen. Ook worden er trainingen op maat gegeven over inclusief samenwerken.

Er zijn sessies gehouden over het bespreken van actuele zaken (diverse ontwikkelingen en aandacht in de media) en wat dat met medewerkers kan doen en hoe je dat samen kunt bespreken.

Bewustwording werd gevoed door diverse thema- en netwerkbijeenkomsten, waar veel collega’s bij waren o.a. ‘Samen in Diversiteit’ (met ondernemers, Roze zaterdag, extern), bijeenkomsten LHBTIQA + ambtenaren, Parade Roze zaterdag 28 juni, Keti Koti. Kennisbijeenkomst Slavernijverleden en de doorwerking ervan, Summerschools: neurodiversiteit, Dialoog over Veiligheid: wij eisen de nacht op, Themabijeenkomst Overgang.


Betrekken medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt
We zijn gestart met het onderzoek: wegnemen van belemmeringen voor mensen met een fysieke beperking bij de gemeente Zaanstad. Intussen wordt een ontwerpaanpak gerealiseerd om aan alle randvoorwaarden te voldoen, zodat mensen met een fysieke beperking beter kunnen instromen en prettig naar vermogen hier kunnen werken.

Vormgeven Zaans werken
De organisatie heeft verder gewerkt aan de ontwikkeling van Zaans Werken: een optimale hybride werkomgeving waarin ontmoeten, samenwerken en flexibiliteit centraal staan. Belangrijke speerpunten waren de doorontwikkeling van de werkhuizen, de herinrichting van het stadhuis, het opstellen van beleid voor werken in het buitenland en de invoering van een thuiswerkfaciliteitenregeling.
De regeling voor thuiswerkmeubilair is ingevoerd; medewerkers kunnen binnen een vastgesteld budget een bureau en stoel aanschaffen en declareren. Voor het stadhuis is een nieuwe indeling van de werkhuizen vastgesteld, waarbij de verhuizing gepland staat voor januari 2026. Het ontwerp van de hoofdstraten is, na verwerking van medewerkersfeedback, definitief vastgesteld. De pilot ‘werken in het buitenland’ is positief geëvalueerd en heeft geleid tot vastgesteld beleid.

Rechtmatigheidsverantwoording
Hieronder volgt een opsomming van de geconstateerde fouten en onduidelijkheden over 2025 in relatie tot de financiële rechtmatigheid, voor zover deze uitkomen boven de vastgestelde rapporteringsgrens van € 444.000. Het betreft een fout wanneer de geldende wet- en regelgeving niet is nageleefd. Bij een onduidelijkheid ka het college (nog) niet aangeven of er sprake is van een fout of niet.

(Bedragen € 1.000)

Begrotingscriterium
Het niet naleven van het budgetrecht van de raad is mogelijk een financiële onrechtmatigheid. Indien op programmaniveau de gerealiseerde baten en lasten afwijken van de laatst vastgestelde begroting, is er sprake van een begrotingsafwijking. Dit geldt ook voor het totale investeringsbudget en reserve mutaties. Deze afwijkingen kunnen onrechtmatig zijn. In de jaarrekening, 4.4 Begrotingsrechtmatigheid, is de begrotingsonrechtmatigheid nader toegelicht. 

Voorwaardencriterium
Inkoop en aanbestedingen
Binnen Zaanstad worden niet Europese aanbestedingen decentraal uitgevoerd zonder een eenduidig proces. Het risico is dat blijkt dat een niet-Europese aanbesteding achteraf toch Europees had moeten worden aanbesteed. Hiervoor moet een tijdige analyse van de bestedingen gemaakt worden om mogelijke toekomstige overschrijdingen te signaleren en te delen met de verantwoordelijke(n). In 2025 zien wij dat door verlengingen van bestaande overeenkomsten de drempelwaarde voor Europese aanbestedingen wordt overschreden. Dit leidt tot financiële onrechtmatigheid van € 7,0 mln., ca. 2,38% van de totale inkopen 2025. Binnen de organisatie wordt wel hard gewerkt om het proces te verbeteren. Naar verwachting is dit in 2026 ingevoerd in het proces.

Leerlingenvervoer
Voor het schooljaar 2024-2025 zijn bepalingen uit de Verordening Leerlingenvervoer Gemeente Zaanstad 2021 en de bijbehorende Beleids- en nadere regels Leerlingenvervoer Zaanstad 2021 niet correct toegepast. De fout lijkt voort te komen uit onduidelijkheden in de regelgeving en de beperkte uitvoerbaarheid ervan in de praktijk, waardoor het risico bestaat dat leerlingen een vervoersvoorziening toegekend hebben gekregen waarop zij volgens de geldende regelgeving geen recht hadden. Hierdoor zijn de totale uitgaven vanaf januari 2025 tot einde schooljaar 2024-2025 als onduidelijkheid opgenomen. Dit betreft een bedrag van € 2,9 mln. tot en met augustus 2025. Voor de aanvragen voor leerlingenvervoer voor schooljaar 2025-2026 is een verbeterde werkwijze doorgevoerd waardoor meer dossiers als rechtmatig zijn beoordeeld. Over de totale verstrekking van € 4,5 mln. in 2025 is in totaal € 3,5 mln. als onduidelijkheid gekwalificeerd. De geconstateerde fouten zijn kleiner dan de rapportagegrens en daarom niet nader toegelicht.


Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
De kern van misbruik en oneigenlijk gebruik is dat de burger, organisatie of ondernemer bewust de gemeente misleidt of op zoek naar de ‘mazen in de wet’. De geconstateerde afwijking van het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium is kleiner dan de rapporteringsgrens. In het kader van de transparantie lichten wij hieronder de afwijking toe.

Aanbevelingen
Naar aanleiding van de uitgevoerde controles en de geconstateerde fouten en onduidelijkheden zijn de volgende aanbevelingen gedaan:

Frauderisico's
In 2023 is de notitie Beheren van frauderisico's vastgesteld. In dit memo zijn de begrippen Misbruik, Oneigenlijk gebruik en Fraude gedefinieerd. Van fraude is sprake wanneer er opzettelijke handelingen worden verricht door één of meerdere personen binnen de gemeente, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding, teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Naast deze risico's zijn er ook frauderisico's die geen directe koppeling hebben met processen. Denk hierbij aan diefstal en oneigenlijk gebruik van middelen, het doorbreken van vastgestelde procedures door het management en samenspanning. Van misbruik en oneigenlijk gebruik is sprake als de acties plaatsvinden vanuit de omgeving buiten de gemeentelijke organisatie.

In Zaanstad is het voorkomen van fraude en misbruik een belangrijk onderdeel van het werk en de cultuur. Van alle processen met een hoog frauderisico wordt bij de opzet naar de risico's gekeken en worden beheersmaatregelen ingericht, zoals het vier-ogen-principe, de mandatenregeling en autorisaties. Daarbij worden periodiek kwaliteitstoetsen en verbijzonderde interne controles uitgevoerd en is er alertheid op signalen en ruimte om deze bespreekbaar te maken. Deze controles lopen mee in de bestaande kwaliteitstoetsen en verbijzonderde interne controles die uitgevoerd worden in het kader van de financiële rechtmatigheid. Bij het uitvoeren van de controles kan een signaal van mogelijke fraude worden geconstateerd. Deze signalen worden doorgegeven aan de Coördinator Integriteit, die hierover rapporteert in het jaarverslag. Vanuit de kwaliteitstoetsen en verbijzonderde interne controles zijn geen fraudesignalen ontvangen.

Eind 2025 is er nog wel een signaal ontvangen van mogelijke onregelmatigheden. Naar aanleiding van dit signaal is een onderzoek gestart naar de omvang daarvan. Dat onderzoek is op dit moment nog onderhanden. De mogelijke onregelmatigheden zullen geen materieel effect hebben op deze jaarrekening.